Persónuverndarstefna

Persónuverndarstefna fyrir viðskiptamenn

 

Mjólkursamsalan ehf.

Bitruhálsi 1

110 Reykjavík

Sími 450-1100

ms@ms.is

 

Mjólkursamsalan ehf. (MS) kappkostar að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Persónuverndarstefnan tekur til söfnunar og vinnslu persónuupplýsinga í samskiptum MS við viðskiptamenn sína. Tilgangurinn með persónuverndarstefnu þessari er að upplýsa viðskiptamenn MS um hvernig og hvers vegna persónuupplýsingum er safnað og hvernig þær eru meðhöndlaðar. Persónuverndarstefnan byggir á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

 

Hvaða persónuupplýsingum safnar MS?

Persónuupplýsingar eru sérhverjar upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling; einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætt sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Vinnsla persónuupplýsinga vísar til aðgerðar eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki.

MS safnar ýmsum tegundum persónuupplýsinga um viðskiptamenn sína og tengiliði þeirra, sé um lögaðila að ræða. Vinnsla persónuupplýsinga getur t.a.m. varðað:

  • nöfn
  • kennitölur
  • netföng
  • símanúmer
  • heimilisföng
  • reikningsupplýsingar

 

Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Oftast er persónuupplýsingunum safnað beint frá viðskiptamönnum. Dæmi um slíka upplýsingasöfnun eru:

  • þegar viðskiptamenn láta MS upplýsingar í té í tengslum við viðskipti eða veitta þjónustu;
  • þegar viðskiptamenn hafa samband við MS;

Í sumum tilvikum koma persónuupplýsingarnar frá þriðju aðilum, s.s. þjóðskrá og öðrum opinberum aðilum.

 

Í hvaða tilgangi vinnur MS með persónuupplýsingar?

MS notar persónuupplýsingar til að veita viðskiptavinum sínum vörur og þjónustu, meðal annars:  

  • til þess að auðkenna og hafa samband við viðskiptavini;
  • til þess að selja viðskiptavinum vörur;
  • til þess að inna af hendi þjónustu við viðskiptavini, s.s. [póstlistar, vörusendingar, kynna tilboð eða nýjar vörur];
  • vegna viðskiptamannabókhalds, til þess að senda út reikninga og taka á móti greiðslum frá viðskiptavinum.

 

Framangreind vinnsla er nauðsynleg til að efna samning um viðskipti með vörur eða þjónustu við viðskiptavini MS og eftir atvikum vegna lögmætra hagsmuna MS. Þegar einstaklingar hafa samband við MS með tölvupósti eða símleiðis er litið svo á að þeir samþykki þar með skráningu og notkun félagsins á persónuupplýsingunum sem fram koma í viðkomandi samskiptum.

 

Hvernig varðveitir MS persónuupplýsingar?

MS varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar viðskiptavina gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi, svo sem með aðgangsstýringum.

MS varðveitir persónuupplýsingar um viðskiptavini eins og lengi og nauðsynlegt er til að uppfylla tilganginn með söfnun þeirra. Bókhaldsgögn í tengslum við sölu og þjónustu MS til viðskiptavina eru varðveitt í samræmi við lög um bókhald nr. 145/1994, en samkvæmt þeim ber að varðveita bókhaldsgögn í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.

 

Viðtakendur persónuupplýsinga

MS miðlar ekki persónuupplýsingum um viðskiptamenn til þriðju aðila nema með ótvíræðu samþykki þeirra eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt samningi. Þrátt fyrir framangreint kann MS að miðla persónuupplýsingum um viðskiptamenn til þjónustuaðila sinna, t.d. þeim sem reka hugbúnaðarkerfin sem notuð eru hjá MS. Þjónustuaðilar þessir eru bundnir trúnaði.   

MS miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli gildandi persónuverndarlaga og -reglna.

MS kann að afhenda löggæsluyfirvöldum og öðrum bærum þriðju aðilum persónuupplýsingar um viðskiptamenn ef MS ber skylda til þess vegna réttarkrafna eða samkvæmt lögum.

 

Réttindi skráðra einstaklinga

Viðskiptavinir og eftir atvikum tengiliðir þeirra eiga rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að persónuupplýsingum um þá sjálfa sem MS hefur með höndum. Þeir eiga rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki hvenær sem er. Þeir eiga einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga um sig eða andmæla slíkri vinnslu. Í ákveðnum tilvikum geta þeir einnig átt rétt á að flutningi persónuupplýsinga sem þeir hafa látið MS í té til annars ábyrgðaraðila. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.

Viðskiptamenn eiga rétt á upplýsingum um uppruna persónuupplýsinga sem ekki er aflað frá þeim sjálfum.

Vilji viðskiptamenn fá nánari upplýsingar um eða nýta framangreind réttindi er þeim bent á að hafa samband við sunnam@ms.is eða í síma 450-1100.

Viðskiptamenn eiga rétt á að leggja fram kvörtun hjá lögbæru eftirlitsyfirvaldi, s.s. Persónuvernd, ef þeir telja að MS hafi ekki virt réttindi þeirra við meðferð á persónuupplýsingum.

 

Breytingar

MS áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari eftir því sem þurfa þykir. MS mun vekja athygli á því ef efnislegar breytingar verða á persónuverndarstefnu þessari. Nýjasta útgáfa persónuverndarstefnunnar er birt á vefsíðu MS hverju sinni.

 

Persónuverndarstefna þessi er sett 5.11.2020

 

Persónuverndarstefna fyrir umsækjendur um störf hjá Mjólkursamsölunni ehf.

 

Mjólkursamsalan ehf.

Bitruhálsi 1

110 Reykjavík

Sími 450-1100

ms@ms.is

 

Mjólkursamsalan ehf. (MS) kappkostar að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Þessi persónuverndarstefna á við um persónuupplýsingar tengdum starfsumsóknum sem berast til MS. Tilgangurinn með persónuverndarstefnu þessari er að upplýsa umsækjendur um störf hvernig og hvers vegna MS safnar persónuupplýsingum og hvernig þær eru meðhöndlaðar. Persónuverndarstefnan byggir á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

 

Hvaða persónuupplýsingum er safnað?

Persónuupplýsingar eru sérhverjar upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling; einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbein, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætt sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Vinnsla persónuupplýsinga vísar til aðgerðar eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki.

Persónuupplýsingarnar sem safnað er frá umsækjendum um störf geta t.d. verið:

  • nöfn;
  • netföng;
  • símanúmer;
  • heimilisföng;
  • ljósmyndir;
  • starfsferill;
  • menntun;
  • aðrar upplýsingar sem umsækjandi kann að deila með MS eða opinberlega, s.s. um tómstundir og áhugamál.

 

Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Oftast er persónuupplýsingum safnað beint frá umsækjendum þegar þeir senda umsókn ásamt fylgigögnum til MS. Umsóknir geta borist með tölvupósti eða á pappírsformi. Í sumum tilfellum koma persónuupplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur. Stundum nýtur MS aðstoðar ráðningarskrifstofu í ráðningarferli. Í slíkum tilfellum kunna umsóknargögn að berast frá viðkomandi ráðningarskrifstofu.

 

Í hvaða tilgangi vinnur MS með persónuupplýsingarnar?

MS notar persónuupplýsingar um umsækjendur starfa í ráðningarferlinu til að meta hæfni þeirra í starf hjá MS, m.a.

  • til að auðkenna umsækjendur;
  • til að hafa samband við umsækjendur;
  • til að sannreyna hvort meðmæli og aðrar upplýsingar sem umsækjandi veitir séu réttar;
  • til að meta hvort umsækjandi komi til greina í starf hjá MS.

Litið er svo á að umsækjendur starfa gefi samþykki fyrir að persónuupplýsingar sem þeir láta MS í té séu notaðar í ráðningarferlinu, enda fari vinnsla persónuupplýsinga um þá ekki fram í öðrum tilgangi en að meta hæfni þeirra og hvort þeir komi til greina í starf hjá MS.

 

Hvernig eru persónuupplýsingarnar varðveittar?

Persónuupplýsingarnar eru varðveittar í gagnagrunni MS á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. MS varðveitir persónuupplýsingar um umsækjendur starfa aldrei utan EES-svæðisins.

Aðeins þeir starfsmenn MS sem koma að ráðningarferli fá aðgang að persónuupplýsingum tengdum starfsumsóknum. Starfsumsóknir eru varðveittar í tölvukerfum MS til þess að hægt sé að hafa samband við umsækjendur komi þeir til greina í starf hjá MS. Ef ekki verður af ráðningu er umsóknargögnum eytt að loknu ráðningarferli, en MS áskilur sér þó rétt til að varðveita umsóknir í allt að 6 mánuði, t.d. ef umsækjandi gæti komið til greina í starf hjá MS síðar. Ef umsækjandi óskar ekki eftir slíkri varðveislu umsóknar getur hann haft samband við MS og andmælt áframhaldandi varðveislu umsóknarinnar. Ef af ráðningu verður áskilur MS sér rétt til að varðveita umsókn um starf á meðan starfsmaður starfar hjá MS eða í samræmi við persónuverndarstefnu MS fyrir starfmenn.

 

Viðtakendur persónuupplýsinga

Aðeins þeir starfsmenn MS sem koma að ráðningarferli fá aðgang að persónuupplýsingum tengdum starfsumsóknum.

Stundum nýtur MS aðstoðar ráðningarskrifstofu í ráðningarferli. Í slíkum tilfellum kann umsóknargögnum að vera miðlað til viðkomandi ráðningarskrifstofu.

MS kann að miðla persónuupplýsingum um umsækjendur um störf til þjónustuaðila, s.s. þeirra sem reka hugbúnaðarkerfin sem notuð eru hjá MS. Þjónustuaðilar þessir eru bundnir trúnaði.  

MS kann enn fremur að afhenda löggæsluyfirvöldum og öðrum bærum þriðju aðilum persónuupplýsingar um umsækjendur ef MS ber skylda til þess vegna réttarkrafna eða samkvæmt lögum.

 

Réttindi skráðra einstaklinga

Umsækjendur eiga rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að þeim persónuupplýsingum um þá sjálfa sem MS hefur með höndum. Umsækjendur eiga rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki þeirra hvenær sem er. Þeir eiga einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu slíkra persónuupplýsinga eða andmæla slíkri vinnslu. Í ákveðnum tilvikum geta þeir einnig átt rétt á að flutningi persónuupplýsinga sem þeir hafa látið MS í té til annars ábyrgðaraðila. Framangreindum réttindum kunna þó að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.

Umsækjendur eiga einnig rétt á upplýsingum um uppruna persónuupplýsinga sem er ekki aflað frá þeim sjálfum.

Vilji umsækjendur fá nánari upplýsingar um eða nýta framangreind réttindi er þeim bent á að hafa samband við sunnam@ms.is eða í síma 450-1100.

Umsækjendum er einnig bent á að þeir eiga rétt á að leggja fram kvörtun hjá lögbæru eftirlitsyfirvaldi, s.s. Persónuvernd, telji þeir að MS hafi ekki virt réttindi þeirra við meðferð á persónuupplýsingum.

 

Breytingar

MS áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari eftir því sem þurfa þykir. MS mun vekja athygli á því ef efnislegar breytingar verða á persónuverndarstefnu þessari. Nýjustu útgáfa persónuverndarstefnunnar má nálgast heimasíðu fyrirtækisins hverju sinni.

Persónuverndarstefna þessi er sett 5.11.2020

 

Aðstoð

Hvernig getum við aðstoðað?